Digitalizacja

Branża retail w obliczu pandemii stanęła przed wyzwaniem zmiany podejścia do procesów biznesowych oraz klienta. Długoterminowe plany transformacji przedsiębiorstw w sposób wymuszony zostały zdecydowanie skrócone. Proces dostosowywania do nowej rzeczywistości zaskoczył nie jedną firmę. Ograniczenie fizycznej interakcji z dostawcami, klientami oraz pracownikami niesie za sobą konsekwencje zmiany organizacji pracy. Firmy, które narzucą odpowiednie tempo adaptacji do nowej rzeczywistości i będą przy tym elastyczne, mają szansę zbudować przewagę rynkową. Dla części firm będzie to również kwestia przetrwania na rynku po transformacji.

Naprzeciw tym wyzwaniom stawiamy digitalizację przedsiębiorstwa w obszarze dokumentów i powiązanych procesów biznesowych.

Digitalizacja i wynikająca z tego optymalizacja dotyczy obszarów księgowych, logistyki, zamówień, marketingu, ochrony środowiska (SOB/CSR) i oczywiście obsługi klienta końcowego.

Na czym polega optymalizacja przedsiębiorstwa poprzez digitalizację dokumentów?

Wbrew pozorom, digitalizacja w obecnych czasach, nie oznacza wyłącznie zeskanowania dokumentu papierowego i zapisania w postaci pliku w komputerze, czy na serwerze. Perspektywa digitalizacji jest zdecydowanie szersza.

  1. Zmiana postaci informacji z klasycznej papierowej na elektroniczną
  2. Archiwizacja dokumentów zarówno elektronicznych, jak i składowanych papierowych
  3. Połączenie elektronicznej informacji z procesami
  4. Elektroniczne poświadczanie dokumentów
  5. Raportowanie i mierzenie zdigitalizowanych danych i procesów

Przy okazji, archiwizację dokumentów papierowych w ramach digitalizacji warto powierzyć zewnętrznej firmie, specjalizującej się w przechowywaniu i utylizacji dokumentów papierowych. Oczywiście zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Jakie są potencjalne korzyści z digitalizacji?

  1. Podniesienie wizerunku przedsiębiorstwa
  2. Zwiększenie zaufania do przedsiębiorstwa
  3. Zwiększenie przewagi konkurencyjnej

Ponadto…

  1. Ułatwienie pracy zdalnej – element powszechny w obecnych czasach
  2. Zwiększenie rentowności przedsiębiorstwa poprzez ograniczenie kosztów operacyjnych i lepsze planowanie wydatków z jednej strony oraz zwiększenie sprzedaży z drugiej
  3. Zwiększenie produktywności i automatyzacji procesów, poprzez skrócenie czasu obiegu informacji. Automatyzacja może dotyczyć fragmentów procesów lub ich całości i dotyczyć optymalizacji zarówno przebiegów procesowych jak i czasu ich trwania np.:
    1. Skrócenie czasu obsługi dostaw
    2. Skrócenie czasu realizacji zamówień, co może przełożyć się na zwiększenie potencjału dla wolumenu sprzedaży przedsiębiorstwa
    3. Skrócenie czasu obsługi reklamacji
  4. Podniesienie poziomu kolaboracji pomiędzy zespołami oraz z kontrahentami
  5. Natychmiastowe połączenie dokumentów z procesami biznesowymi
  6. Skrócony czas podejmowania decyzji
  7. Podniesienie bezpieczeństwa danych – przechowywanie w sposób bezpieczny i odporny na zdarzenia losowe
  8. Kontrola dostępu do dokumentów i informacji
  9. Otwarcie na rozwój procesów w przedsiębiorstwie
  10. Raportowalność procesów i danych powiązanych z dokumentami
  11. Zniesienie granic informacyjnych – wykorzystanie cyfrowych kanałów komunikacji i sieci
  12. Dostęp do informacji na żądanie bez względu na lokalizację i platformę (komputer, telefon, tablet)

Rozwiązania i narzędzia

W ramach digitalizacji przedsiębiorstw wdrażamy rozwiązania, w których wyróżniamy:

  1. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów
  2. Systemy skanujące i OCR
  3. Systemy kodowania (barcode)
  4. Archiwum dokumentów
  5. Obsługa procesów biznesowych
  6. Podpis elektroniczny (elektroniczna akceptacja i podpisywanie dokumentów)
  7. Narzędzia RPA (Robotic Process Automation)

Zapraszamy do kontaktu!